ビジネスにおいてEメールは欠かせないツールですが、日々大量のメールを受信し忙しさが増すばかりですよね。中でも長文メールは読む時間がないのでoutlookの要約ボタンで要約してくれるのは非常に便利ですね。
ただ、便利で簡潔にまとめてくれる一方、要約内容がまとめられすぎていてもう少し肉付けされた内容を知りたい時もあるかもしれません。
そんな時には、Copilotの職場タブを用いてメール内容の要約作業をすると有用なので紹介したいと思います！
outlookの要約ボタン
先ずはoutookの要約ボタンを用いた時の要約内容を見てみましょう。
※基のメール内容は当記事の下部に掲載しています。
田中太郎 さんは、今週の営業活動について報告しました。15件の新規リードを獲得し、5件の商談を成立させ、今月の売上目標に対して120%の達成率を報告しました。各顧客（A社、B社、C社、D社、E社）との商談内容と次のステップについて詳細に説明しました。リード獲得のためにウェビナー、SNSキャンペーン、展示会参加を実施しました。フォローアップの強化、顧客ニーズの把握、チーム内の情報共有が今後の課題と対策として挙げられました。
ボタンワンクリックでこの要約が出てくるのは非常に時短になるのでありがたいですが、この内容では浅くもう少し情報を知りたい時はもどかしいですよね。。
Copilotの職場タブでの要約
では、Copilotの職場タブを用いるとどうでしょうか。
プロンプトはこんな感じで、メールの件名を指定してあげる必要があります。
件名「2024年11月第4週」について読む時間がないので、簡潔に内容をまとめてください。
Copilotの回答は以下です
もちろんです。件名「2024年9月第4週」のメールの内容を簡潔にまとめます。
営業部の田中さんからの報告で、今週の営業活動について詳細に述べられています。主なポイントは以下の通りです：
営業活動の成果：今週は15件の新規リードを獲得し、5件の商談を成立させました。特に大口顧客との契約が2件成立し、今月の売上目標に対して120%の達成率となっています。
商談の詳細：
顧客A社：新製品導入の提案が成功し、初回発注は1000ユニット。
顧客B社：サポート契約の更新が成立し、年間契約額は500万円。
顧客C社：競合他社との比較で勝利し、次回の提案に進むことが決定。
顧客D社：新規プロジェクトの初回提案が好評で、次回の詳細なプレゼンテーションを依頼されました。
顧客E社：既存契約の見直しが受け入れられ、契約の延長が決定。
リード獲得の取り組み：ウェビナー開催、SNSキャンペーン、展示会参加などを通じて新たなリードを獲得。
今後の課題と対策：フォローアップの強化、顧客ニーズの把握、チーム内の情報共有を進める計画。
以上がメールの要約です。何か他に知りたいことがあれば教えてください。
要約ボタンよりは充実した内容ですが、それでも要点は捉えており内容を深く把握することができますね。
加えて、気になるキーワードがあったり、もう少し深堀したい場合はチャット形式で尋ねることができるので、もどかしさが残る場合もCopilotに更問することができます。
メリット・デメリット
Microsoft CopilotのOutlook要約ボタンと職場タブの要約機能を比較し、それぞれの利点と使いやすさについて考察しました。
| outlookの要約ボタン | Copilot職場タブ | |
| 要約の手間がかからない | 〇 | △ |
| 一目で理解できる | 〇 | △ |
| 詳細が理解できる | × | 〇 |
| 更問ができる | × | 〇 |
まとめ
Outlookの要約ボタンは、迅速に要点を把握したい場合に便利ですが、詳細な情報やインタラクティブなやり取りが必要な場合には、Copilotの職場タブの方が優れています。正直一長一短はあるので、用途に応じた使い分けが大事です。
この記事が、皆さんにとって少しでも参考になれば幸いです。
最後までお読みいただきありがとうございました！！
【補足】原本メール
今回利用したメールの内容は以下です。参考にしてください。
※当内容は今回の記事を作成するにあたってブログ運営者が自作したものです。ご了承ください。
佐藤部長
お疲れ様です。営業部の田中です。今週の営業活動について、詳細にご報告いたします。
1. 今週の営業活動概要
今週は、合計で15件の新規リードを獲得し、5件の商談を成立させました。特に、先週のフォローアップが功を奏し、2件の大口顧客との契約に至りました。これにより、今月の売上目標に対して**120%**の達成率となっています。今後もこの勢いを維持し、さらなる成長を目指していきます。
2. 商談の詳細
～顧客A社～
商談日: 11月20日
内容: 新製品の導入に関する提案
結果: 契約成立。初回発注は1000ユニットで、今後の継続的な取引が期待されます。特に、顧客のニーズに合わせたカスタマイズ提案が評価されました。
次のステップ: 導入スケジュールの調整と、初回納品に向けた準備を進めます。また、顧客の担当者との定期的なミーティングを設定し、進捗を確認します。
～顧客B社～
商談日: 11月21日
内容: サポート契約の更新
結果: 更新契約成立。年間契約額は500万円。顧客からのフィードバックを受け、サービスの質を向上させるための具体的な施策を提案しました。
次のステップ: サポートチームとの連携を強化し、顧客の要望に迅速に対応できる体制を整えます。また、定期的なレビューを行い、サービス改善に努めます。
～顧客C社～
商談日: 11月22日
内容: 競合他社との比較
結果: 競合に勝利し、次回の提案に進むことが決定。顧客の期待に応えるため、さらなる情報収集を行い、次回の商談に備えます。
次のステップ: 顧客のニーズを深く理解するため、追加のヒアリングを行い、具体的な提案内容を練り直します。また、競合分析を行い、差別化ポイントを明確にします。
～顧客D社～
商談日: 11月23日
内容: 新規プロジェクトに関する初回提案
結果: 提案内容が好評で、次回の詳細なプレゼンテーションを依頼されました。顧客のビジョンに合致した提案ができたことが評価されました。
次のステップ: 次回のプレゼンテーションに向けて、より具体的なデータと事例を準備し、顧客の期待に応える内容を作成します。
～顧客E社～
商談日: 11月24日
内容: 既存契約の見直し
結果: 顧客のニーズに応じたプランの提案が受け入れられ、契約の延長が決定しました。特に、コスト削減の提案が評価されました。
次のステップ: 新しい契約内容に基づくサービス提供を開始し、顧客とのコミュニケーションを密にして、満足度を高める施策を講じます。
3. リード獲得の取り組み
今週は、以下の施策を実施しました：
ウェビナー開催: 新製品の紹介を目的としたウェビナーを実施し、参加者からのフィードバックをもとにリードを獲得しました。参加者は50名で、うち10名が具体的な商談希望を表明。ウェビナー後のフォローアップも行い、興味を持っていただいた方々との関係構築を進めています。
SNSキャンペーン: LinkedInを通じて、ターゲット企業へのアプローチを強化しました。特に、業界関連のグループに参加し、積極的に情報発信を行いました。これにより、業界内での認知度が向上し、新たなリード獲得に繋がっています。
展示会参加: 今週末に開催される業界展示会に参加予定です。新製品のデモを行い、直接顧客と対話する機会を設けます。展示会後には、獲得した名刺をもとにフォローアップを行い、商談化を目指します。
4. 今後の課題と対策
フォローアップの強化: 新規リードに対するフォローアップを迅速に行い、商談化率を向上させる必要があります。来週は、リード管理ツールを活用し、進捗状況を可視化する予定です。特に、リードの優先順位をつけ、重要度に応じたアプローチを行います。
顧客ニーズの把握: 顧客からのフィードバックをもとに、製品改善の提案を行うことで、顧客満足度を向上させることが重要です。定期的なアンケートを実施し、ニーズを把握していきます。また、顧客との定期的なミーティングを設け、直接意見を伺う機会を増やします。
チーム内の情報共有: 営業チーム内での情報共有を強化し、成功事例や失敗事例を共有することで、全体の営業力を向上させることを目指します。毎週のミーティングで、各自の進捗や課題を報告し合う場を設ける予定です。
5. まとめ
今週も多くの成果を上げることができましたが、さらなる成長を目指して引き続き努力してまいります。来週も引き続き、顧客との関係構築に注力し、売上の向上を図ります。特に、今後の商談に向けて準備を進め、顧客の期待に応える提案を行う所存です。
何かご質問やご指摘がありましたら、お気軽にお知らせください。引き続き、よろしくお願いいたします。
田中太郎
営業部
コメント